Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kurz erklärt
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Das Wichtigste vorweg: Die Empfangspflicht gilt sofort und für alle – jedes Unternehmen muss seit 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme. Beim Versand gibt es gestaffelte Übergangsfristen. (Stand 2026, Quelle: Bundesfinanzministerium, IHK)
Eine echte E-Rechnung ist dabei nicht ein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931 – in Deutschland in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.1.1). Ein klassisches PDF gilt fortan nur noch als „sonstige Rechnung".
Diese Seite zeigt dir, wie meinagent E-Rechnungen erstellt und empfängt. Wenn du die rechtlichen Hintergründe ausführlich nachlesen möchtest, haben wir das im Blog erklärt: E-Rechnungspflicht 2025 – der komplette Überblick ›
Die Fristen auf einen Blick
- Seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen – ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist.
- Bis 31.12.2026: Versand von Papier- oder PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen im B2B E-Rechnungen versenden.
- Bis Ende 2027: Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Versand-Übergangsfrist.
- Ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
B2G war zuerst – B2B folgt jetzt
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G, Business-to-Government) sind auf Bundesebene schon seit dem 27.11.2020 verpflichtend elektronisch – meist als XRechnung und oft mit einer Leitweg-ID zur Adressierung der Behörde. Die neue B2B-Pflicht ab 2025 ist davon getrennt und flexibler: Hier sind sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD zulässig, eine Leitweg-ID brauchst du im B2B nicht.
So erstellst & empfängst du E-Rechnungen mit meinagent
MeinAgent deckt beide Seiten ab – die Erstellung und den Empfang – und macht beides so einfach wie eine Sprachnachricht.
1. E-Rechnung erstellen: einfach diktieren
Der USP von meinagent: Du diktierst die Rechnung per Sprachnachricht über WhatsApp oder Telegram. "Rechnung an Müller GmbH, 12 Stunden Beratung à 95 Euro netto, plus 20% Anfahrt-Pauschale." – Der Assistent erzeugt daraus eine fertige ZUGFeRD-/E-Rechnung im EN-16931-konformen Format: sichtbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Dein Kunde sieht die Rechnung wie gewohnt, seine Buchhaltungssoftware kann die Daten automatisch auslesen.
2. E-Rechnung empfangen: weiterleiten genügt
Eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) leitest du einfach an deinen meinagent-Posteingang weiter. Der Assistent liest die strukturierten Daten aus – Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze – verbucht den Beleg automatisch und legt ihn GoBD-konform mit Hash-Chain-Protokoll revisionssicher ab. Auch reine XML-Dateien (XRechnung), die du sonst gar nicht lesen könntest, macht meinagent für dich sichtbar.
3. Formate & Export für deinen Steuerberater
MeinAgent erstellt standardmäßig ZUGFeRD (Hybrid, am breitesten kompatibel) und liest sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Für die Übergabe an die Kanzlei gibt es einen DATEV-Export, sodass deine E-Rechnungen ohne Medienbruch in der Steuerberater-Software landen.
Praxis-Beispiele aus dem Alltag
4.500 € netto + 19% USt 855 €, EN-16931-konform, als PDF mit eingebettetem XML.1.190 €, Steuer 190 €, Konto „Wareneinkauf". GoBD-konform abgelegt.Was du an Aufwand sparst
Ohne Tool bedeutet die E-Rechnungspflicht: ein neues Format lernen, XML-Dateien irgendwie öffnen, die Empfangspflicht technisch abbilden und alles revisionssicher archivieren. Mit meinagent diktierst du Ausgangsrechnungen per Sprachnachricht und leitest Eingangsrechnungen einfach weiter – Format, Verbuchung und GoBD-konforme Archivierung laufen automatisch. Kein zusätzliches Programm, kein Medienbruch zur Steuerberater-Kanzlei.
Häufige Fragen zur E-Rechnung in Deutschland
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Jedes Unternehmen muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – dafür gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027. Stand 2026 (Quelle: Bundesfinanzministerium, IHK).
Bis wann darf ich noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden?
Bis 31.12.2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden. Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € im B2B E-Rechnungen versenden; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Ab 1.1.2028 gilt die Versandpflicht für alle im B2B-Bereich. Stand 2026.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und sind als E-Rechnung zulässig. XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format (kein sichtbares PDF). ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein sichtbares PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten – du siehst die Rechnung wie gewohnt, die Software liest die Daten automatisch. Für die B2B-Pflicht ab Version ZUGFeRD 2.1.1 zulässig. MeinAgent erstellt standardmäßig ZUGFeRD.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer und kleine Beträge?
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen – müssen aber seit 1.1.2025 trotzdem E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin als sonstige Rechnung (z.B. Papier oder PDF) ausgestellt werden. Stand 2026.
Was ist der Unterschied zwischen B2B- und B2G-E-Rechnung?
B2G (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) ist auf Bundesebene bereits seit 27.11.2020 verpflichtend – meist als XRechnung und oft mit Leitweg-ID. B2B (Rechnungen zwischen Unternehmen) folgt seit 1.1.2025 und ist flexibler: Hier sind XRechnung und ZUGFeRD verbreitet, eine Leitweg-ID ist nicht nötig. Stand 2026.
Kann meinagent E-Rechnungen erstellen UND empfangen?
Ja. MeinAgent erstellt ZUGFeRD-/E-Rechnungen – du diktierst die Rechnung per Sprachnachricht über WhatsApp oder Telegram. Eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) leitest du an deinen Posteingang weiter; meinagent liest die strukturierten Daten aus, verbucht sie und archiviert sie GoBD-konform mit Hash-Chain-Protokoll.
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