Was Gastronomie-Betriebe bei der Buchhaltung anders machen müssen
Die Buchhaltung im Restaurant oder Café hat fünf Eigenheiten, die Standard-Software oft schlecht abbildet: (1) sehr hoher Bar-Anteil mit Registrierkassen- bzw. TSE-Pflicht, (2) zwei verschiedene Steuersätze für Speisen und Getränke auf einem Bon, (3) Trinkgeld mit unterschiedlicher Behandlung für Personal und Inhaber, (4) verderblicher Wareneinkauf mit hoher Frequenz, (5) Personalkosten aus Schichtbetrieb und Aushilfen. MeinAgent ist auf genau diese Punkte ausgelegt.
1. Tageskasse & Registrierkasse: bar und Karte sauber getrennt
Abends nach Geschäftsschluss machst du eine Sprachnachricht: "Tageskasse heute 1.840 Euro bar, 2.310 Euro Karte, davon 60 Euro Trinkgeld ans Team". MeinAgent legt die Buchungen getrennt an — Bar-Erlös, Karten-Erlös, Trinkgeld separat — GoBD-konform.
In Deutschland bist du bei Barumsätzen nach § 146 AO zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet; seit 2020 braucht jede elektronische Kasse eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach KassenSichV. In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO und RKSV, sobald dein Jahresumsatz je Betrieb 15.000 € und der Barumsatz 7.500 € übersteigt (beide Grenzen gleichzeitig). Wichtig: Karten- und Bankomatzahlungen vor Ort zählen in Österreich als Barumsatz (Stand 2026).
Nutzt du eine zertifizierte Kasse (z. B. ready2order, orderbird, Lightspeed), exportierst du den Tagesabschluss als CSV und sendest ihn an meinagent — die Sammelbuchung wird automatisch erstellt, Einzelbons bleiben in der Kasse.
2. Speisen vs. Getränke: 7 % und 19 % (DE) bzw. 10 % und 20 % (AT)
In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2026 auf alle Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 % — egal ob im Lokal, to go oder geliefert (§ 12 UStG, Steueränderungsgesetz). Getränke bleiben bei 19 %. Sonderfälle bei den 7 %: Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Milchanteil (z. B. Latte Macchiato, Cappuccino) sowie Leitungswasser (Stand 2026).
In Österreich gelten 10 % auf Speisen und 20 % auf Getränke; werden beide auf einem Bon abgerechnet, müssen sie getrennt ausgewiesen werden (Stand 2026). Bei Kombi- bzw. Pauschalangeboten (z. B. Mittagsmenü mit Getränk) ist der Preis nach Speisen- und Getränke-Anteil aufzuteilen. MeinAgent trennt den Tagesumsatz automatisch nach dem jeweils richtigen Satz und meldet, wenn ein Bon uneindeutig ist.
3. Trinkgeld: Personal vs. Inhaber korrekt unterscheiden
Buchhalterisch ein wichtiger Unterschied:
- Trinkgeld an angestelltes Personal: In Deutschland nach § 3 Nr. 51 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn freiwillig vom Gast direkt gegeben. In Österreich ist Trinkgeld von dritter Seite seit 1. Januar 2026 einkommensteuerfrei, unterliegt aber bundeseinheitlichen SV-Trinkgeldpauschalen (Stand 2026). Läuft nicht über den Erlös.
- Trinkgeld an dich als Inhaber/Selbständigen: umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme — wird wie ein Erlös behandelt.
MeinAgent unterscheidet das über die Sprachnachricht: "Trinkgeld ans Team" vs. "Trinkgeld an mich". Bei einem Trinkgeld-Pool gibt es einen separaten Eintrag.
4. Wareneinkauf verderblicher Ware: Metro, Großmarkt, Brauerei
Lieferantenrechnungen kommen täglich — frische Lebensmittel, Getränkelieferung, Großmarkt-Bon. Du fotografierst den Bon oder leitest die PDF-Rechnung an deinen meinagent-Posteingang weiter:
- Speisen-Wareneinsatz (Lebensmittel, frische Ware): Vorsteuer 7 % (DE) bzw. 10 % (AT)
- Getränke-Wareneinsatz (Bier, Wein, Limo, Kaffee als Handelsware): Vorsteuer 19 % (DE) bzw. 20 % (AT)
Verderbliche Ware wird sofort als Aufwand gebucht; eine Inventur zum Stichtag korrigiert den Lagerbestand. Verderb, Schwund oder Eigenverbrauch meldest du per Sprachnachricht — so bleibt dein Wareneinsatz realistisch und die Rohertragsquote stimmt für den Steuerberater.
5. Personal: Schichtbetrieb, Aushilfen, Minijobs
MeinAgent ist keine Lohnabrechnung, bildet aber die Buchhaltungsseite ab: Lohn- und Gehaltszahlungen, Minijobs/geringfügige Beschäftigung, Aushilfen und Sozialabgaben buchst du als Aufwand und ordnest sie den richtigen Konten zu. Die eigentliche Lohnabrechnung läuft weiter über deinen Steuerberater oder dein Lohnprogramm — meinagent liefert per DATEV-Export die passenden Buchungssätze, damit dein Steuerberater nahtlos weiterarbeitet.
Praxis-Beispiele aus dem Gastro-Alltag
7 % + Erlös Getränke 19 % getrennt; Team-Trinkgeld 95 € erlösneutral erfasst.7 % VSt + Getränke-Wareneinsatz 19 % VSt, getrennt gebucht, Bon GoBD-konform abgelegt.Brauerei, Getränke 19 %, Pfand korrekt getrennt verbucht.Was du an Zeit sparst
Konservativ gerechnet: Ein Café mit 30 Plätzen oder ein kleines Restaurant hat pro Monat rund 40–60 Lieferanten-Belege (oft mehrere pro Woche von Metro, Großmarkt, Getränkehändler), 26–30 Tageskassen-Abschlüsse und diverse sonstige Rechnungen. Mit Excel oder Schuhkarton sind das schnell 8–12 Stunden Buchhaltungs-Arbeit im Monat. Mit meinagent Pro fällt der Großteil nebenbei beim Tagesabschluss per Sprachnachricht an — die strukturierte Nacharbeit schrumpft auf rund 2 Stunden.
Häufige Fragen zur Buchhaltung in Gastronomie & Café
Welcher Mehrwertsteuersatz gilt in der Gastronomie 2026?
In Deutschland gilt seit 1. Januar 2026 auf alle Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 % — egal ob im Lokal, to go oder geliefert (Stand 2026, § 12 UStG). Getränke bleiben bei 19 %. Sonderfälle: Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Milchanteil und Leitungswasser. In Österreich gelten 10 % auf Speisen und 20 % auf Getränke. MeinAgent trennt Speisen- und Getränke-Umsatz automatisch nach dem richtigen Satz.
Brauche ich als Café oder Restaurant eine Registrierkasse?
In Deutschland bist du bei Barumsätzen nach § 146 AO zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet; seit 2020 braucht jede elektronische Kasse eine zertifizierte TSE nach KassenSichV. In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO und RKSV, sobald Jahresumsatz 15.000 € und Barumsatz 7.500 € übersteigen — beide gleichzeitig. Karten- und Bankomatzahlungen vor Ort zählen als Barumsatz (Stand 2026).
Wie buche ich Trinkgeld in der Gastronomie korrekt?
Trinkgeld an angestelltes Personal ist in Deutschland nach § 3 Nr. 51 EStG steuer- und SV-frei, wenn freiwillig vom Gast direkt gegeben — es läuft nicht über den Erlös. In Österreich ist Trinkgeld von dritter Seite seit 1. Januar 2026 einkommensteuerfrei, unterliegt aber bundeseinheitlichen SV-Trinkgeldpauschalen (Stand 2026). Trinkgeld an dich als Inhaber ist umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme. MeinAgent erfasst beides getrennt.
Wie verbuche ich Wareneinkauf von verderblicher Ware?
Lieferantenrechnungen von Metro, Großmarkt, Brauerei oder Getränkehändler fotografierst du oder leitest sie als PDF weiter. MeinAgent erkennt Lieferant, Datum und Betrag und bucht auf den Wareneinsatz, getrennt nach Speisen (7 % bzw. 10 % Vorsteuer) und Getränken (19 % bzw. 20 %). Verderbliche Ware wird sofort als Aufwand gebucht; eine Inventur korrigiert den Lagerbestand. Verderb/Schwund meldest du per Sprachnachricht.
Kann meinagent auch Personalkosten und Aushilfen abbilden?
MeinAgent ist keine Lohnabrechnung, bildet aber die Buchhaltungsseite ab: Lohn- und Gehaltszahlungen, Minijobs, Aushilfen und Sozialabgaben buchst du als Aufwand auf den richtigen Konten. Die Lohnabrechnung selbst läuft weiter über deinen Steuerberater oder dein Lohnprogramm — meinagent exportiert die passenden Buchungssätze per DATEV-Export.